Giv adgang til chatten uden at gøre alt offentligt
En ejer eller administrator giver brugeren eller gruppen adgang til den private chat. Når brugeren logger ind i BeboerChatBot, kan vedkommende åbne chatten og se de valgte låste kilder. En offentlig widget ser ikke låst materiale.
Låst adgang
Den private widget kræver godkendt adgang, før brugeren kan se den låste viden.
Grupper
Adgang kan knyttes til en afdeling, bestyrelse, pilotgruppe eller medarbejdergruppe.
Adskilt viden
Offentlige widgets får ikke adgang til de videnbaser, der er markeret som låste.
Sådan fungerer det
En ekstern portal står selv for sit login. Private og interne widgets er kun chat. En kiosk eller infoskærm kan ikke gøres privat eller intern.
Når en medarbejder tager over
Ved konkret afgørelse, konflikt, akuthed eller utilstrækkelig kilde går sagen videre, når opfølgningsflowet er konfigureret, og beboeren udtrykkeligt samtykker.
En ekstern portal håndterer sit eget login. BeboerChatBot bruger ikke portalens login som adgangsbro.
Brugeren skal have en gyldig BeboerChatBot-session, aktivt organisationsmedlemskab og eventuelt direkte bruger- eller gruppeadgang til widgetten.
Den svarer fra de tilladte kilder og sender spørgsmål, der kræver vurdering, videre til et menneske.
Når privat adgang giver mening
En privat widget er relevant, når målgruppen eller kilderne er afgrænsede. Typiske anvendelser kan være:
- en beboerportal med information, som kun indloggede beboere skal kunne spørge til
- en lukket pilot med én afdeling eller en mindre beboergruppe før offentlig lancering
- bestyrelses- eller medarbejderinformation, der ikke hører hjemme på den åbne hjemmeside
- forskellige grupper, som skal bruge forskellige widgets eller videnbaser
Hvis forskellen kun handler om lokale husordener og kontaktveje, kan en afdelingswidget eller underafdeling være enklere. Privat adgang er mest relevant, når indholdet ikke skal være offentligt.
Hold åben og låst viden adskilt
En offentlig widget bør kun kobles til materiale, organisationen trygt kan vise til enhver besøgende. Låste videnbaser kan kobles til private widgets og relevante grupper. Den offentlige widget får ikke adgang til det låste materiale.
Det gør det lettere at aftale internt: Hvad er offentlig beboerinformation? Hvad kræver login? Hvem må opdatere materialet? Og hvem tager over, når en sag bliver konkret?
Adgang er ikke det samme som sagsbehandling
En bruger kan være medlem af flere grupper, og grupper kan give adgang til bestemte private widgets. Det kan for eksempel være “bestyrelse”, “afdeling A” eller “medarbejdere”.
Adgang til en widget er ikke det samme som ret til at få en automatisk afgørelse. Chatbotten skal stadig stoppe ved personlige sager, økonomi, konflikter, klager, akuthed og spørgsmål, hvor det godkendte kildegrundlag ikke rækker.
Det skal I aftale først
- Hvem håndterer login, og hvem giver adgang til den private widget i BeboerChatBot?
- Hvilke grupper skal have adgang til hvilke widgets og videnbaser?
- Hvilket materiale må være offentligt, og hvad skal være låst?
- Hvilke spørgsmål må chatbotten svare på, og hvilke skal altid eskaleres?
- Hvem ejer opgaven med at holde den låste viden opdateret?
Start gerne med én gruppe og få kilderne på plads, før I åbner for flere.
Typiske spørgsmål
Prøv med de spørgsmål, I får fra beboerne
Mikkel forbereder en demo med jeres offentlige materiale. Så kan I prøve spørgsmål, der er relevante for jer.