Eksempel: BeboerChatbot for en organisation som Boligselskabet Tranemosegård

Boligselskabet Tranemosegård er en af Vestegnens store almene boligorganisationer. Stiftet i 1951, med 3.200 boliger fordelt på syv afdelinger i Brøndby og Brøndby Strand. Boligerne spænder fra murstensbyggerier fra 1950’erne til højhuse fra 1970’erne — og beboerne er lige så forskellige som bygningerne.

Med 73 medarbejdere, syv ejendomskontorer og en administrationsaftale med BO-VEST er der mange bolde i luften. Og mange beboere, der har spørgsmål.

Syv afdelinger, syv ejendomskontorer, mange spørgsmål

Tranemosegårds styrke er nærheden. Hver afdeling har sit eget ejendomskontor, sin egen bestyrelse og sin egen husorden. Det giver beboerne en lokal forankring, som mange større organisationer misunder.

Men det betyder også, at svaret på “Må jeg have en hund?” afhænger af, hvilken afdeling man bor i. At telefontiderne er forskellige. At vedligeholdelsesordningen kan variere.

For beboerne er det forvirrende. For medarbejderne er det tidskrævende at gentage de samme svar — bare med små variationer.

De spørgsmål, der fylder mest

Når man taler med ejendomskontorer i almene boligorganisationer, er billedet det samme overalt. De fleste henvendelser handler om:

• Husorden: Husdyr, støj, fællesarealer, vaskeri, parkering
• Vedligeholdelse: Hvem har ansvar for hvad? Hvordan melder jeg en skade?
• Praktisk info: Åbningstider, kontaktpersoner, afdelingsmøder
• Nye beboere: Alt det, man skal vide, når man flytter ind

Svarene findes allerede — i husordener, på hjemmesiden, i velkomstmapper. Men beboerne finder dem ikke hurtigt nok. Så de ringer. Eller de møder op. Og medarbejderne bruger tid på at finde den rigtige information for den rigtige afdeling.

Hvad en beboerchatbot gør

En beboerchatbot er et digitalt kontaktpunkt, der besvarer de spørgsmål, som har et klart svar. I en demo ville den blive afprøvet på de dokumenter og kilder, Tranemosegård selv vælger — fx husordener, vedligeholdelsesregler, kontaktoplysninger og praktisk information for afdelingerne.

Beboeren skriver sit spørgsmål. Chatbotten finder svaret. Hvis spørgsmålet er for komplekst — en nabotvist, en fugtskade, en klage — siger chatbotten det ærligt og sender beboeren videre til det rette ejendomskontor.

Med syv afdelinger og forskellige regler er præcisionen vigtig. Chatbotten ved, at Tranehavens husorden ikke er den samme som Mosernes. Den skelner, så beboeren får det rigtige svar.

Teknologi der passer til sektoren

For en boligorganisation med flere afdelinger giver det mening at starte med det helt konkrete: hvilke spørgsmål har klare svar i husordener, vedligeholdelsesregler og kontaktoplysninger — og hvilke spørgsmål skal altid videre til et menneske?

Det er ikke en revolution. Det er et supplement til den service, ejendomskontorerne allerede leverer.

Døgnåben beboerservice

Ejendomskontorerne har faste åbningstider. Spørgsmålene har ikke. En chatbot kan hjælpe beboeren videre uden for åbningstid, når spørgsmålet har et klart svar i de godkendte kilder.

For en organisation med 3.200 boliger og beboere i alle aldre — fra studerende til pensionister — er tilgængelighed ikke et luksusproblem. Det er grundlæggende service.