Chatbot med auditlog og styring af samtykke

En ansvarlig medarbejder får et konkret spørgsmål: Hvilken samtykketekst blev vist, og hvornår blev en indstilling ændret? Svaret skal findes i de spor og indstillinger, produktet faktisk gemmer. En bred forsikring om, at “alt er i orden”, er ikke tilstrækkelig dokumentation.

Tag ét kontrolspørgsmål med til demoen

Vælg en situation, jeres dataansvarlige eller driftsansvarlige kan genkende. Det kan være at finde tidspunktet for et samtykke, se hvem der ændrede en indstilling eller kontrollere den valgte opbevaringsperiode.

Bed om det præcise spor. En oversigtsside er ikke nok, hvis medarbejderen ikke kan finde den registrering, som spørgsmålet handler om.

Lav et lille kontrolark med fire felter: spørgsmålet, den forventede registrering, stedet hvor den bør kunne findes, og medarbejderens konklusion efter gennemgangen. Arket tvinger ikke systemet til at svare på mere. Det hjælper jer med at afgøre, om sporet er forståeligt for den person, der senere skal bruge det.

Gentag kontrollen uden hjælp fra leverandøren

Efter den første gennemgang bør den ansvarlige selv finde samme oplysning igen. Det er let at følge med, mens en anden klikker. Den reelle prøve er, om medarbejderen en måned senere kan begynde med sit spørgsmål og finde den rigtige registrering uden at kende produktet udenad.

Notér derfor de få led, der faktisk var nødvendige. Hvis kontrollen kræver en mundtlig forklaring, som ikke kan genfindes, har I opdaget et oplæringsbehov før købet.

Skeln mellem et manglende spor og et uventet spor

De to fund fører til forskellige spørgsmål. Hvis registreringen mangler, skal I undersøge, om den pågældende handling overhovedet indgår i auditloggen. Hvis registreringen findes, men indholdet overrasker, skal den ansvarlige sammenholde den med den ændring, der blev udført.

Brug klokkeslæt og den konkrete testhandling som pejlemærker. Målet er ikke at gennemlæse hele loggen. Målet er at kunne følge én kendt hændelse og forklare, hvilke oplysninger der faktisk blev registreret om den.

Se samtykketekst og tidspunkt sammen

Produktet kan gemme både samtykketeksten og tidspunktet. De to oplysninger hører sammen: Tidspunktet uden teksten viser ikke, hvad brugeren så, og teksten uden tidspunktet viser ikke, hvornår den blev brugt.

Lad den ansvarlige åbne en testregistrering og forklare, hvad sporet viser. Det er en mere brugbar kontrol end blot at se, at der findes et felt med ordet samtykke.

Prøv en opbevaringsperiode med en navngiven ansvarlig

En bruger med ejerrollen kan vælge en opbevaringsperiode fra 1 til 3650 dage. Funktionen træffer ikke beslutningen for jer. Organisationen skal have en begrundet periode og en person, der må ændre den.

I demoen bør owneren vælge en testperiode, kontrollere den gemte indstilling og vise det til den kollega, der følger op på organisationens praksis.

Sammenhold auditsporet med den handling, I udførte

Foretag en ufarlig ændring i testmiljøet, og find den bagefter i auditloggen. Åbn også de aftaler, som produktet stiller til rådighed. På den måde ser I forskellen mellem et spor efter en handling og et dokument, der beskriver et aftaleforhold.

Et auditspor kan hjælpe den ansvarlige med at gennemgå, hvad der er sket i produktet. Det afgør ikke alene, om organisationens samlede arbejde opfylder alle juridiske krav.

Kontrollér permanent sletning med en testsamtale

Samtaler kan filtreres, gennemgås, eksporteres og slettes permanent. Adgangen er rollebegrænset, og en permanent sletning kan ikke gøres om. Brug derfor aldrig en rigtig beboersamtale til den første prøve.

Lad en medarbejder uden den nødvendige rolle forsøge først, og lad derefter den rette rolle slette testsamtalen. Så bliver både handlingen og adgangsgrænsen synlig.

Læs mere om roller og permanente handlinger.

Husk at intern adgang er en særskilt kontrol

Private widgets kan kræve login og adgang for valgte brugere eller grupper. De interne widgets er chatwidgets, ikke kioskwidgets. Denne adgang siger noget om, hvem der kan bruge chatten; den erstatter ikke rollerne omkring samtaler, audit og sletning.

Hold derfor loginprøven og auditprøven adskilt. Ellers kan en vellykket loginoplevelse komme til at ligne dokumentation for kontroller, som I slet ikke har testet.

Afslut med det, sporet ikke kan afgøre

Skriv ned, hvilke spørgsmål produktets registreringer besvarer, og hvilke der kræver en faglig eller juridisk vurdering uden for systemet. Det styrker arbejdet at kende grænsen. Det er sådan den ansvarlige undgår at bruge et teknisk spor som en konklusion, det ikke kan bære.

Gem konklusionen sammen med kontrolspørgsmålet. Så kan næste gennemgang tage udgangspunkt i den tidligere undersøgelse og ikke i en løs erindring om, hvad nogen så i en demo.

Se produktets øvrige muligheder, eller bestil en demo med jeres egne kontrolspørgsmål.