Chatbot med roller og rettigheder
Vurdér hvem der må åbne en intern chat, arbejde med samtaler og foretage permanente handlinger.
En ny kollega skal kunne bruge den interne chat, men skal ikke nødvendigvis kunne læse alle samtaler eller slette noget. Når de behov bliver blandet sammen i én bred adgang, mister organisationen overblikket over, hvem der kan gøre hvad.
Skriv handlingerne ned før I fordeler roller
Begynd med verber, ikke jobtitler. Hvem skal kunne åbne chatten? Hvem skal gennemgå eller eksportere samtaler? Hvem må slette permanent? To medarbejdere med samme titel kan have forskellige opgaver, mens en administrator og en faglig ansvarlig kan dele et ansvar.
Listen gør det muligt at teste rettighederne én handling ad gangen. Ellers ender demoen let med blot at vise, at en administrator kan alt.
Lav en enkel adgangsmatrice med medarbejderne i rækker og handlingerne i kolonner. Markér kun det, hver person har brug for i sit arbejde. Når en markering er svær at begrunde, har I fundet en adgang, der skal afklares, før den gives.
Brug tre medarbejderskift som stresstest
Afprøv en nyansættelse, et teamskifte og en fratrædelse. Den nye kollega skal have de nødvendige muligheder fra sin første arbejdsdag. Ved et teamskifte skal nogle muligheder måske bevares og andre fjernes. Ved en fratrædelse skal administratoren kunne lukke den tidligere adgang.
De tre forløb viser, om jeres rollefordeling kan passes som en løbende personaleopgave. Det er mere oplysende end et stillbillede af de roller, der tilfældigvis findes på demonstrationsdagen.
Giv den interne chat til en bruger eller gruppe
En intern chatwidget kan kræve login og gives til valgte brugere eller grupper. Adgangen kan også fjernes igen. Interne widgets kan være chatwidgets, men ikke kioskwidgets.
Prøv først med en testgruppe. Tilføj en bruger, kontrollér at chatten kan åbnes, fjern derefter brugeren og kontrollér igen. Den administrator, der skal passe adgangen i hverdagen, bør selv udføre prøven.
Sammenlign med en privat chatbot til intern viden.
Test samtaler som et andet adgangsområde
BeboerChatBot kan filtrere, gennemgå, eksportere og slette samtaler permanent. Adgangen er rollebegrænset, og sletning kan ikke fortrydes. Brug derfor en ufarlig testsamtale, når I prøver rollerne.
Den samtaleansvarlige skal kunne se forskellen på at læse en samtale, hente den ud og fjerne den for altid. Det er tre forskellige beslutninger, selv om de ligger i samme arbejdsområde.
Se samtykke og opbevaring som kontroller med ejere
Produktet kan gemme samtykketekst og tidspunkt, lade en bruger med ejerrollen vælge en opbevaringsperiode mellem 1 og 3650 dage og give adgang til aftaler og auditspor. En bruger med ejerrollen skal tage stilling til indstillingerne; de bør ikke stå urørte, fordi ingen føler sig ansvarlig.
Kontrollerne er ikke juridisk rådgivning og garanterer ikke compliance. Den relevante faglige rådgiver eller dataansvarlige må vurdere, hvordan de bruges i organisationens egne regler.
Gennemfør en lille rolleændring fra start til slut
Brug en hverdagssituation: En kollega skifter opgave og skal fortsat kunne bruge chatten, men ikke længere arbejde med samtaler. Lad administratoren ændre adgangene og få kollegaen til at kontrollere resultatet.
Den prøve viser, om rettighederne kan vedligeholdes, når mennesker skifter rolle. Den viser også, om organisationen har en klar godkender i stedet for en teknisk indstilling uden ejer.
Skriv både bestilleren og udføreren på ændringen. Den nærmeste leder kan kende arbejdsbehovet, mens administratoren udfører det konkrete adgangsskift. Den opdeling gør det lettere at forklare, hvorfor en kollega har fået en bestemt mulighed.
Bed om bevis for grænserne — ikke kun for adgangen
En stærk demo viser både, hvad en bruger kan, og hvad brugeren ikke kan. Afprøv login, gruppeadgang, samtalevisning, eksport og permanent sletning med forskellige testroller. Bed samtidig om at få vist, hvor opbevaring, samtykke og auditspor findes.
Læs den særskilte vurdering af auditlog og samtykke, eller bestil en demo med jeres egen rollefordeling.