Legeplads og udearealer: Gør vejen fra observation til hjælp klar
Vis regler og korrekt kontaktvej ved fejl på legepladser og udearealer, mens medarbejdere vurderer konkrete skader og ansvar.
En beboer ser noget på legepladsen eller udearealet, som bør undersøges. Det svære spørgsmål er tit ikke, hvordan man skriver til boligorganisationen. Det er, hvilket område henvendelsen handler om, hvad der skal oplyses, og hvem der faktisk skal have den.
Sæt navn på de steder, beboerne bruger
I kan oprette lokationer med navn, kategori, adresse eller koordinater, åbningstid, adgang og relaterede dokumenter. Når lokationens videnbase er valgt på widgetten, får chatbotten et lokalt grundlag at svare fra.
Det gør det muligt at skelne mellem de steder, I selv har beskrevet. Det kræver stadig, at jeres oplysninger er konfigureret og valgt til den konkrete widget.
Læg anmeldelsesvejen dér, hvor spørgsmålet opstår
Den godkendte vejledning kan fortælle, hvordan beboeren melder et problem, og hvilken kontaktvej der gælder. Kilden kan være et dokument eller en hjemmeside i videnbasen. Chatbotten må kun bruge det materiale, organisationen har valgt.
Hvis I vil have bestemte oplysninger med i henvendelsen, skal de derfor stå i vejledningen. Chatbotten skal ikke selv opfinde en tjekliste.
Lad medarbejderen vurdere skaden
Spørgsmålet “Hvornår er det akut?” kræver en grænse, som I har skrevet ned. Chatbotten kan vise jeres godkendte svar, men den må ikke selv vurdere den konkrete skade eller placere ansvaret. Den del skal videre til et menneske.
Det samme gælder, når kilden ikke indeholder et sikkert svar på, hvilken afdeling der har sagen.
Aftal overtagelsen, før den bliver nødvendig
For at oprette en opfølgningssag fra widgetten skal eskalering være aktiveret. I sætter reglen op med kategori, modtagernavn og modtageremail. Beboeren skal derefter udtrykkeligt acceptere, at sagen bliver oprettet.
Så er det tydeligt, hvornår chatbotten stopper, og hvem der fortsætter.
Brug samtalerne til at finde uklare kontaktveje
En ejer eller administrator med adgang kan se topemner samt en fordeling mellem positive, neutrale og frustrerede samtaler. Hvis spørgsmål om udearealer bliver ved med at dukke op, kan teamet gennemgå kilder og kontaktveje manuelt. Indsigterne er et pejlemærke, ikke dokumentation for en bestemt årsag eller effekt.
Se jeres egen fejlvej i praksis
Med en demo kan I bruge en af jeres lokationer og en godkendt vejledning. Prøv et spørgsmål om regler, en observation af en fejl og en situation, der kræver en medarbejder.