Mange fejlmeldinger til ejendomskontoret: Gør første besked mere brugbar
Giv beboeren en klar første vej ved fejlmeldinger, og lad ejendomskontoret tage over, når den konkrete fejl skal vurderes.
Når noget ikke virker, vil beboeren først vide, hvad der skal ske. Skal man kontakte ejendomskontoret, følge en bestemt vejledning eller vente på en medarbejders vurdering? Et uklart første svar giver flere ord frem og tilbage, før nogen kan tage fat på den konkrete fejl.
Skil vejledningen fra vurderingen
Den fælles vejledning kan fortælle, hvilken kontaktvej I bruger, og hvad beboeren skal gøre først. Den kan ikke afgøre, hvad der er galt i boligen, eller hvordan den enkelte fejl skal behandles. Den del hører til hos en medarbejder.
Find mønsteret uden at slå fejlene sammen
En ejer eller administrator med adgang kan se samtaleaktiviteten i dashboardet. I indsigterne kan samme rolle se topemner og fordelingen mellem positive, neutrale og frustrerede samtaler. Ejendomsmedarbejderne læser derefter beskrivelserne bag emnet, fordi lignende ord kan dække over fejl, der skal vurderes forskelligt.
Giv beboeren den aftalte første vej
Chatbotten svarer fra de dokumenter og sider, I har valgt og godkendt. Brug materialet til at beskrive den fælles proces og den rigtige kontaktvej. Hvis oplysningerne ikke står dér, skal chatbotten ikke udfylde resten på egen hånd.
Send vurderingen til et menneske
Den konkrete fejl bliver stadig en opgave for et menneske. Før den kan sendes videre, skal opfølgning være slået til i den konkrete chat, typen skal have en regel, og en ejendomsmedarbejder eller indbakke skal være modtager. Sagen oprettes kun med beboerens udtrykkelige accept.
Vælg én type fejlmelding til den første prøve
Find en type, I kan genkende i samtalerne. Skriv den fælles kontaktvej ind i en godkendt kilde, prøv flere af beboernes formuleringer og kontrollér, at svaret stopper, før der kræves en konkret vurdering.