Opbevaring af chatsamtaler og GDPR
Få styr på opbevaringsperioden for chatsamtaler, den daglige oprydning og hvem der må slette permanent.
En chatsamtale bør ikke blive liggende, bare fordi ingen har taget stilling til den. Før I vælger en opbevaringsperiode, skal jeres DPO eller ansvarlige owner (ejerrollen) kunne svare på to ting: Hvorfor gemmer vi samtalerne, og hvornår har vi ikke længere brug for dem?
Systemet kan håndhæve det valg, I træffer. Det kan ikke træffe den juridiske beslutning for jer.
Sæt en dato på hver samtale
En owner kan vælge en retentionperiode, altså en opbevaringsperiode, fra 1 til 3650 dage. Perioden bruges til at beregne et udløbstidspunkt for samtalen. En daglig oprydning fjerner derefter de samtaler, der er nået til deres udløb.
Det gør opbevaring til en konkret driftsopgave frem for en hensigt i et dokument:
- DPO’en eller den dataansvarlige fastlægger formål og periode.
- En owner indstiller perioden.
- En navngiven medarbejder kontrollerer, at udløb og daglig oprydning fungerer.
- Relevante roller kan gennemgå samtaler eller slette dem permanent før udløb, hvis jeres proces kræver det.
Retention er dermed både perioden, den enkelte samtales udløbstidspunkt og den løbende kontrol.
Permanent betyder, at samtalen ikke kommer tilbage
Samtaler kan filtreres, gennemgås, eksporteres og slettes permanent. Adgangen er rollebegrænset. Den medarbejder, der må slette, skal derfor være udpeget på forhånd og vide, hvornår jeres proces kræver en ekstra kontrol.
En permanent slettet samtale kan ikke gendannes. Brug derfor ikke slettefunktionen som almindelig oprydning uden først at have afklaret samtalen, rollen og grunden til handlingen.
Kontrollerne afgør ikke juraen
I kan gemme samtykketekst og tidspunkt, vælge opbevaringsperiode og tilgå aftaler og auditspor. Det er nyttige kontroller, men de afgør ikke, om den valgte periode og behandlingen opfylder GDPR. Den vurdering bliver hos organisationen.
Hvis I bruger en autoriseret MCP-klient til ændringer, kan en prøve uden ændring og kontrol af den aktuelle tilstand bruges før udvalgte handlinger. Det er ikke en fælles godkendelse af alle ændringer. Hvilke sikkerhedstjek der gælder, afhænger af handlingen og af klientens adgang, rolle og valgte organisation.
Gør kontrollen til en tilbagevendende aftale
Skriv periodens ejer, kontrollens hyppighed og vejen til permanent sletning ind i jeres egen procedure. Se også, hvordan retention hænger sammen med GDPR og chatbots, jeres databehandleraftale og den bredere vurdering af AI til beboerservice.
Vil I gennemgå opbevaring, roller og sletning med jeres egne krav på bordet, kan I kontakte os.