Databehandleraftale til chatbot: fra gennemgang til accept
Se hvem der må acceptere databehandleraftalen, hvad status og auditspor viser, og hvad jeres jurister stadig skal vurdere.
Den printklare databehandleraftale ligger klar. Nu skal nogen tage stilling til den — og det er her, rollerne skal være tydelige. Systemet kan registrere et ja. Det kan ikke beslutte, om jeres organisation bør give det.
Før en bruger med ejerrollen trykker accepter
Lad den ansvarlige læse aftalen og afklare den interne bemyndigelse. En bruger med ejerrollen kan derefter registrere accepten. Status for aftalen bliver synlig, og den relevante handling kan findes i auditsporet.
Det er tre forskellige ting: en faglig og juridisk gennemgang, en registreret accept og et spor efter handlingen. Status og audit er ikke i sig selv bevis på juridisk godkendelse.
Hvad kontrollerne faktisk omfatter
I systemet kan en bruger med ejerrollen vælge en opbevaringsperiode mellem 1 og 3650 dage og se aftaler og auditspor. Samtykketekst og tidspunkt kan gemmes, når en samtale gives videre til en medarbejder. De funktioner er praktiske kontroller; de er hverken juridisk rådgivning eller en garanti for, at I overholder reglerne.
Den samme skelnen gælder data efter ibrugtagning. Samtaler kan filtreres, gennemgås, eksporteres og slettes permanent. Sletningen kan ikke fortrydes, og adgangen til samtaler er begrænset efter rolle.
Prøveperiodens advarsel er et arbejdsignal
En kildeadvarsel skal få den ansvarlige til at undersøge materialet. Den godkender ikke kilden og vurderer ikke aftalen. Chatten kan bygge svar på godkendte dokumenter og URL’er, men kun når den relevante videnbase er valgt på widgetten.
En godkendt assistent kan få adgang på to måder: med login-godkendelse (OAuth) eller en personlig adgangsnøgle (PAT). Hver handling skal pege på organisationen, ligge inden for assistentens tilladelser og være tilladt for brugerens rolle her og nu. Det ændrer ikke på, hvem der har det juridiske ansvar.
En kort acceptkontrol
Læs den printklare aftale. Navngiv den internt bemyndigede. Lad en bruger med ejerrollen registrere accepten. Kontrollér aftalestatus. Find til sidst hændelsen i auditsporet. Hvis et af punkterne ikke kan forklares af den ansvarlige, er processen ikke klar til et ja.