Samtykke i chatbot for boligorganisationer
Se forskellen på organisationens egen samtykketekst, registrering pr. samtale og beboerens særskilte valg, før en opfølgningssag oprettes.
En samtykketekst i chatbot skal passe til organisationens egen beslutning. Systemet kan registrere den tekst, beboeren ser, og tidspunktet for accept på samtalen. Det er noget andet end at afgøre retsgrundlag eller love compliance.
Fra intern beslutning til særskilt opfølgning
- Organisationen formulerer og godkender den tekst og det grundlag, den vil bruge.
- Administratoren konfigurerer den valgte tekst.
- Beboeren ser den konkrete tekst, og systemet registrerer tekst og accepttidspunkt på samtalen. Brug en testsamtale til at kontrollere begge dele.
- Hvis samtalen skal overgå til en opfølgningssag, træffer beboeren et nyt, udtrykkeligt valg før overførsel. Opfølgningen afvises, indtil det valg foreligger.
Hvad registreres?
Det er den viste tekst og accepttidspunktet på den konkrete samtale, I kan kontrollere. Organisationen ejer beslutningen om tekstens indhold og grundlag.
Vælg og dokumentér opbevaringsperioden
Ejerrollen vælger opbevaringsperioden i produktet. Organisationen ejer og dokumenterer begrundelsen for perioden. Hvis I angiver perioden, ligger den inden for 1-3650 dage. Ejerrollen kan ændre den, når organisationen har truffet og dokumenteret beslutningen.
Når en samtale bliver til en opfølgningssag
Samtykke til samtalen er ikke det samme som en overførsel til opfølgning. Før der oprettes en sag, skal beboeren give særskilt, udtrykkelig accept.
Gennemgå, eksportér og slet med den rigtige rolle
En autoriseret medarbejder kan gennemgå eller eksportere samtaler. Permanent sletning kræver en rolle med den adgang; den er ikke tilgængelig for alle medarbejdere.
Hvad I gør — og hvad produktet registrerer
Organisationen formulerer teksten, vælger opbevaringsperioden og dokumenterer sine beslutninger. Administratoren konfigurerer den valgte tekst. Produktet registrerer den viste tekst og accepttidspunktet på samtalen og kræver et nyt, udtrykkeligt valg før opfølgning.
Brug jeres egen juridiske og faglige vurdering af grundlaget. Siden giver ikke juridisk rådgivning og garanterer ikke lovligt grundlag eller GDPR-compliance.