Chatbot med regneark til boligorganisationer
Vurdér om CSV- og XLSX-data bliver læst, kontrolleret og godkendt, før de bruges til svar, filtrering og beregninger i chatten.
En kollega har et regneark med oplysninger, som mange spørger efter. Arket ser enkelt ud på skærmen, men en overskrift kan være læst som data, et tal kan have den forkerte type, og en advarsel kan ændre, hvad chatten kan bruge. Den kollega, der kender arket, skal derfor gennemgå det, før beboeren møder oplysningerne.
Tag et rigtigt CSV- eller XLSX-ark med til prøven
BeboerChatBot kan bruge godkendte CSV- og XLSX-data til læsning, filtrering og beregninger i chatten. Ældre regnearksformater bliver afvist. Vælg derfor et ark i et understøttet format, som den dataansvarlige allerede kan forklare kolonne for kolonne.
En pæn demonstrationsfil fortæller mindre end jeres egen hverdag. Det interessante er, om arbejdsgangen stadig er forståelig, når arket har flere tabeller, tomme felter eller værdier, der kræver kontrol.
Læs tabeller og datatyper før I godkender
Efter upload skal I kunne gennemgå tabeller, typer og advarsler. Bed den medarbejder, der ejer dataene, om at sammenligne visningen med originalarket. Ser datoer, beløb og tekstfelter ud, som de skal? Er en overskrift kommet med som en almindelig række?
Det er denne kontrol, der afgør, om arket er egnet. Systemet kan vise struktur og advarsler; det kan ikke kende den lokale betydning af en forkert værdi.
Skeln mellem uploadet, godkendt og klar
Et upload gør ikke data tilgængelige for chatten. Kilden skal godkendes, og kun data med status ready fra widgettens valgte videnbaser kan bruges. Bed om at følge statussen gennem hele forløbet, så I ved, hvor den dataansvarlige kan stoppe et ark, der ikke er klar.
Læs om den samlede videnbase bag chatten.
Stil et spørgsmål, der kræver mere end et opslag
Prøv både et enkelt opslag og et spørgsmål, der kræver filtrering eller beregning i de godkendte data. Sammenlign svaret med det, kildeejeren selv kan finde i arket. På den måde vurderer I den konkrete nytte uden at antage, at alle regnearksspørgsmål er ens.
Hvis svaret ser forkert ud, skal I gå tilbage til tabellen, typen og advarslerne. Kilden skal rettes eller afvises; den skal ikke forklares væk i selve chatten.
Sæt navn på den næste opdatering
Et regneark ændrer sig. Før I siger ja til løsningen, skal I vide, hvem der uploader næste version, hvem der kontrollerer forskellene, og hvornår det gamle ark ikke længere må bruges. Den menneskelige rolle er her en dataejer med fagligt kendskab, ikke en generel administrator.
Spørgsmål om en beboers konkrete sag ligger uden for selve regnearksopslaget. Her skal en medarbejder med sagskendskab tage over.
Gør demoen til en kontrol af næste driftssituation
Afslut ikke ved det første rigtige svar. Upload en ny version af testarket og gentag gennemgangen. Så ser I, om tabeller, advarsler, godkendelse og valg af videnbase også er til at håndtere, når hverdagen fortsætter.
Se løsningen i sammenhæng, eller bestil en demo med et regneark, I selv vælger.