Chatbot med videnbase til boligorganisationer

To medarbejdere kan svare forskelligt, selv om svaret allerede står i organisationens materiale. En videnbase kan give chatten et fælles grundlag, men kun hvis I selv kan se, hvilke dokumenter og websider der er valgt, og hvem der har godkendt dem.

Vurder kilderne før I vurderer formuleringerne

Et flydende chatsvar er ikke meget værd, hvis det bygger på den forkerte husorden eller en side, der ikke længere gælder. Start derfor med kildearbejdet. I skal kunne oprette eller vælge en videnbase, tilføje et dokument eller en URL og gennemgå materialet, før det bliver brugt.

Det er også her, I finder ud af, om ansvaret er tydeligt. Den medarbejder, der kender indholdet, skal kunne sige: “Det her er den version, vi vil stå på mål for.”

Hold fundne websider og godkendte kilder adskilt

Når I starter fra et website, kan systemet finde sider, som derefter kan gennemgås. Det er ikke det samme som, at alt fundet indhold er godkendt. Fund, udvælgelse, behandling og dokumentgodkendelse er separate trin.

Bed om at se listen over fundne sider og det senere godkendelsespunkt. Den forskel beskytter jer mod at blande gamle nyheder, dubletter og uvedkommende sider ind i den viden, beboeren møder.

Se den særskilte gennemgang af websiteindhold som chatbotviden.

Knyt den rigtige viden til den rigtige widget

Den relevante videnbase skal vælges på widgetten. Det gør det muligt at have forskellige velkomsttekster, farver, avatarer, videnbaser og regler for opfølgning på forskellige widgets.

I en demo bør I ændre valget på en testwidget og derefter stille det samme spørgsmål igen. Så kan den widgetansvarlige se, at svargrundlaget følger det valg, organisationen faktisk har foretaget.

Giv den vidensansvarlige en enkel kontrolrunde

Brug tre spørgsmål, når materialet gennemgås:

• Gælder kilden stadig?
• Er den skrevet til den gruppe, som skal bruge widgetten?
• Ved vi, hvem der retter eller fjerner den næste gang?

Kontrollen kræver ikke, at én person kan alt. Den kræver, at en navngiven kildeejer kan tage stilling til det konkrete materiale og indkalde en kollega, når fagområdet ligger et andet sted.

Aftal vejen videre, når svaret ikke findes

Chatten må kun svare ud fra de valgte og godkendte kilder. Hvis materialet ikke rækker, eller beboeren spørger til sin egen sag, skal en medarbejder tage over. En opfølgningssag kræver, at eskalering er aktiveret, at regler og modtager er sat op, og at beboeren udtrykkeligt accepterer overdragelsen.

Det er derfor et købskriterium, om både kildeejeren og modtageren kan genkende deres del af arbejdet.

Afprøv med det materiale, I allerede bruger

Tag et offentligt dokument og en offentlig webside med til demoen. Bed om at få dem gennemgået, godkendt og knyttet til en testwidget. Stil derefter et spørgsmål, som kilden kan besvare, og et som den ikke kan. Så ser I både styrken og grænsen i samme prøve.

Læs om løsningen, eller få en demo bygget på jeres egne offentlige sider.