Chatbot eller mail i beboerservice?
Sammenlign individuel, asynkron mailkorrespondance med kildebaseret chat og samtykkebaseret opfølgning.
En mailtråd giver plads til, at en beboer og en medarbejder kan skrive om det konkrete forhold over tid. Et spørgsmål om en fælles regel behøver ikke altid begynde sådan. Her kan chatten give et svar fra det materiale, boligorganisationen har godkendt.
Del henvendelserne efter behovet for en modtager
Brug mail, når medarbejderen skal kende beboerens oplysninger, stille spørgsmål til sagen og bevare den individuelle korrespondance. Brug chatten, når svaret kan findes i de valgte kilder uden en personlig vurdering. Det er et skel mellem en relation til en modtager og adgang til fælles information.
Lad fælles viden blive i de fælles kilder
Når åbningstider, regler eller praktiske vejledninger allerede er godkendt, kan chatten bruge materialet direkte. Beboeren kan spørge med egne ord. Kilden sætter grænsen: Chatten skal ikke udfylde en manglende oplysning eller love en afgørelse.
Start korrespondancen på det rigtige tidspunkt
Hvis spørgsmålet bliver individuelt, kan en medarbejder tage over. Overdragelsen fra chatten kræver udtrykkeligt samtykke, og en oprettet sag har rollebegrænset adgang. Ingen af kanalerne garanterer, at sagen bliver afgjort eller løst; det kræver den efterfølgende behandling.
Brug emnerne til at passe jeres information
Chatbotindsigterne kan vise, hvilke emner der går igen. En vidensansvarlig kan bruge det som anledning til at læse samtaler og kontrollere de fælles svar. Topemnerne beskriver aktiviteten i chatten; de siger ikke, hvor mange mails I har sparet, eller om en sag er løst.
Sortér ti henvendelser før demoen
Tag ti anonymiserede emnelinjer fra en almindelig uge. Markér dem, der kræver individuel korrespondance, og dem, der kan besvares fra godkendt fælles viden. Brug den sidste gruppe i en demo. Hvis I primært vil indsamle en færdig henvendelse, kan chatbot eller kontaktformular være den mere præcise sammenligning.