Chatbot til afdelingsbestyrelsens mødemateriale

Et bestyrelsesmedlem læser op til et møde og mangler et bestemt svar i afdelingens materiale. Med en privat chat kan medlemmet spørge til de godkendte dokumenter, som administratoren har valgt. Bestyrelsen får hjælp til at finde sit materiale, men overtager ikke administrationens drift eller beboernes personsager.

Giv bestyrelsen en klar opgave i chatten

Chatten passer til opslag i godkendt bestyrelses- og afdelingsmateriale. Det kan hjælpe et medlem med at orientere sig før eller under arbejdet med et møde. Administratoren vælger brugerne eller gruppen, giver adgang til den private widget og kobler den relevante videnbase på.

Svarene bygger på materialet i den valgte videnbase. Hvis dokumentet ikke rummer svaret, skal bestyrelsen ikke gætte videre gennem chatten. Så går spørgsmålet til den medarbejder, der ejer materialet eller sagen.

Skeln mellem et dokumentopslag og en sag

Bestyrelsen kan bruge chatten, når opgaven er at finde og forstå godkendt materiale. Administrationen eller beboerservice tager over, når spørgsmålet kræver adgang til drift, personoplysninger eller en konkret sag.

Den skelnen bør stå tydeligt i introduktionen til den interne chat. Et bestyrelsesmedlem skal kunne se, hvad chatten er til, og hvem der skal kontaktes, når spørgsmålet går videre end dokumenterne.

Adgang til chat er ikke adgang til samtaler

Et medlem kan få adgang til en privat chatwidget gennem bruger- eller gruppestyring. Private widgets er chatwidgets; de kan ikke være kioskwidgets. Adgangen giver ikke automatisk adgang til organisationens samtaleoversigt. Samtaleadgang er rollebegrænset, og permanent sletning er også en særskilt, rollebegrænset handling.

Det er derfor administrationen, der skal beslutte både chatadgang og eventuelle administrative roller. Bestyrelsens behov for mødemateriale kan dækkes uden at åbne andre dele af systemet.

Lad administrationen beholde driftsansvaret

Bestyrelsen bruger materialet i sit eget arbejde. Administrationen vedligeholder adgang og valgte kilder og følger op på drifts- og personsager. Hvis en kilde er forkert eller mangler noget, giver bestyrelsen besked til den ansvarlige medarbejder, som kan vurdere og rette materialet.

Den arbejdsdeling gør chatten til et opslagssted for bestyrelsen. Den bliver ikke en ny sagskanal og heller ikke en genvej til administrative rettigheder.

Afprøv siden med et rigtigt mødespørgsmål

Vælg et godkendt dokument, som bestyrelsen allerede bruger. Bed et medlem om at finde ét konkret svar gennem chatten uden først at åbne dokumentet. Kontrollér derefter svaret i originalmaterialet, og prøv et spørgsmål, som materialet ikke dækker.

Efter testen bør I kunne svare på tre ting: Er den rigtige videnbase valgt? Ved medlemmet, hvornår administrationen tager over? Er adgangen begrænset til de personer, der skal bruge chatten?

Se en demo før næste møde

Bestil en demo med jeres eget offentlige materiale, og tag et mødespørgsmål med, som bestyrelsen ofte skal finde svar på. Vi kan vise opslaget og adgangen uden at blande drift og personsager ind i bestyrelsens chat. Læs også om private chatwidgets med login.