Intern chatbot til medarbejdere: adskil viden og adgang
Fordel ansvaret mellem vidensejer, adgangsadministrator og medarbejdergruppe, og test chatadgang uden at åbne samtaler.
En ny kollega skal finde den gældende procedure. En intern chat kan hjælpe med opslaget, men den bør ikke samtidig åbne samtaler, administration og alle fælles kilder. De adgange skal skilles ad.
Tre personer, tre ansvar
Vidensejeren godkender dokumenter og URL’er og retter både fælles og lokal viden. Adgangsadministratoren opretter grupper, vælger kilder og fjerner adgang ved jobskift. Medarbejderen bruger chatten til den aftalte opslagsopgave og sender en konkret sag videre til den ansvarlige.
Widgetten bruger kun godkendte dokumenter og URL’er fra den videnbase, som er valgt til netop denne interne chat.
Test to slags adgang hver for sig
En privat widget kan give loginadgang til navngivne brugere eller grupper. En intern widget kan kun bruges til chat og kan ikke samtidig være en kioskwidget.
Chatlogin giver ikke administrative rettigheder og giver heller ikke automatisk adgang til lagrede samtaler. De tilladelser skal testes hver for sig.
Fælles viden er et aktivt valg
En fælles videnbase fra moderorganisationen kan deles med udvalgte widgets i underafdelinger. Den påvirker kun en lokal widget, når den er valgt udtrykkeligt dér. Fælles kilder bliver altså ikke automatisk delt med alle.
Det er vidensejeren, der vurderer, om fælles og lokal information stadig er rigtig. En generel procedure må ikke bruges til at afgøre en konkret medarbejder- eller beboersag.
Prøven med to grupper
Lad to medarbejdergrupper bruge samme widget. Test et svar fra en valgt kilde, et spørgsmål til en ikke-valgt delt kilde, en konkret sag og adgang til samtalevisningen. Flyt derefter en testbruger til en anden funktion og kontrollér adgangen igen.
Med de rette roller kan I sortere, læse og eksportere samtaler. I kan også slette dem, men sletningen kan ikke fortrydes. Adgangen afhænger af brugerens rolle. Medlemmer kan kun se og opdatere de sager, de selv har fået tildelt.
På den måde tester I forskellen mellem at måtte stille et spørgsmål og at måtte administrere det, der ligger bag. Læs mere om roller og rettigheder, eller se en intern opsætning med jeres grupper.