Chatbot til administrationsselskaber med fælles og lokal viden
Del godkendt fælles viden med underafdelinger, og lad den lokale administrator vælge, hvor den skal bruges.
En central medarbejder har gjort et fælles dokument klar. Nu skal flere underafdelinger kunne bruge det, uden at deres lokale materiale bliver blandet sammen. BeboerChatBot lader jer dele en videnbase på tværs af organisationen. Den lokale administrator vælger derefter, om den skal bruges på afdelingens widget.
Brug fælles viden uden at fjerne det lokale valg
Den centrale opgave er at forvalte det materiale, som flere afdelinger skal kunne trække på. Den lokale opgave er en anden: at afgøre, hvilke videnbaser der passer til den konkrete widget. En delt videnbase bliver derfor ikke automatisk slået til overalt.
Det giver en enkel arbejdsdeling. I kan stille godkendt fælles viden til rådighed, og den enkelte underafdeling kan vælge den sammen med sit eget relevante materiale.
Aftal hvem der ejer hvilke valg
Skriv ansvaret ned, før I deler den første videnbase:
- Den centrale vidensansvarlige passer det fælles materiale.
- Den lokale administrator vælger videnbaser på afdelingens widget.
- Den lokale administrator kontrollerer, at fælles og lokalt materiale passer sammen.
- Den ansvarlige for kilden retter materialet, når indholdet skal ændres.
Fordelingen gør det tydeligt, hvem der skal handle. Det er især nyttigt, når en afdeling mangler et svar: Først kan I se, om den rigtige videnbase er valgt. Derefter kan den rette kildeejer vurdere, om materialet skal opdateres.
Vælg videnbasen på den relevante widget
Opret underafdelingen, del den fælles videnbase, og vælg den udtrykkeligt på den widget, der skal bruge den. Kontrollér også de øvrige valgte videnbaser. Chatten bygger sine svar på de godkendte dokumenter og URL’er i netop dette udvalg.
Hvis en anden underafdeling ikke skal bruge det fælles materiale, lader den lokale administrator være med at vælge videnbasen dér. Deling er altså en mulighed, ikke en automatisk ændring af alle widgets.
Hvis de valgte kilder ikke rummer svaret, eller spørgsmålet handler om en individuel sag, skal en medarbejder tage over. Den fælles videnbase ændrer ikke på afdelingens ansvar for den konkrete opfølgning.
Hold intern adgang adskilt fra offentlig hjælp
Noget materiale er kun relevant for medarbejdere. Her kan I bruge en privat chatwidget med login og adgang for valgte brugere eller grupper. Private widgets er chatwidgets; de kan ikke være kioskwidgets.
Det centrale administrationsselskab fastlægger ikke dermed adgang for enhver bruger. Adgang og valgte kilder skal passe til den konkrete interne opgave og den politik, organisationen allerede arbejder efter.
Brug denne kontrol før en afdeling går i gang
Vælg én underafdeling og ét godkendt fælles dokument. Lad den centrale vidensansvarlige dele videnbasen, og lad den lokale administrator vælge den på en testwidget. Stil derefter et spørgsmål, som dokumentet faktisk besvarer, og kontrollér, at chatten bruger det ønskede materiale.
Afprøv også en widget, hvor den delte videnbase ikke er valgt. Så bliver forskellen mellem delt med afdelingen og valgt på widgetten synlig for alle, der skal administrere løsningen.
Se arbejdsgangen med jeres egen organisation
Bestil en demo med jeres egne offentlige sider, og tag en enkel skitse over jeres underafdelinger med. Så kan vi vise, hvor den fælles viden deles, og hvor den lokale administrator foretager sit valg. I kan også læse om chatbot med en godkendt videnbase.