Chatbot til viceværtens lokale driftsopslag

Viceværten er mellem to opgaver og skal bruge den lokale driftsinformation, som organisationen allerede har godkendt. En privat chat giver et sted at slå op i den valgte viden. Hvis spørgsmålet i stedet handler om en beboers individuelle sag, går det videre til beboerservice eller den ansvarlige sagsbehandler.

Find driftsviden dér, hvor arbejdet foregår

Administratoren giver viceværten adgang til en privat chatwidget og vælger den videnbase, der hører til arbejdsopgaven. Chatten kan derefter svare ud fra de godkendte dokumenter og URL’er i den valgte videnbase.

Viceværten behøver ikke få adgang til alle organisationens kilder for at bruge den lokale information. Adgangen kan afgrænses til den bruger eller gruppe, som skal have den, og til det materiale, der er valgt på widgetten.

Brug et enkelt skel i arbejdsdagen

Et opslag handler om godkendt driftsviden. En sag handler om et individuelt forhold, som kræver en medarbejders opfølgning eller vurdering. Chatten kan hjælpe med det første, men den giver ikke viceværten en ny afgørelsesret i det andet.

Når materialet ikke rækker, skal viceværten kunne se den næste vej. Det kan være beboerservice eller den sagsbehandler, der allerede har ansvaret. På den måde ender et manglende svar hos et menneske i stedet for i et gæt.

Lad administratoren styre adgang og kilder

Viceværten bruger chatten. Administratoren styrer, hvem der har adgang, og hvilken videnbase widgetten bruger. Hvis en oplysning i materialet skal ændres, går den tilbage til den ansvarlige for kilden.

Private widgets kræver login og kan gives til valgte brugere eller grupper. De er chatwidgets og kan ikke bruges som kioskwidgets. Det holder den interne arbejdsadgang adskilt fra en offentlig infoskærm.

Hold samtalestyring ude af driftsopslaget

Adgang til viceværtens private chat betyder ikke fri adgang til alle registrerede samtaler. Samtaleadgang er rollebegrænset. Det samme gælder permanent sletning af en samtale.

Organisationen vælger de administrative roller særskilt. Viceværtens almindelige opgave kan derfor være at finde driftsviden, uden at medarbejderen samtidig får ansvar for at gennemgå eller slette samtaler.

Test både et opslag og en individuel sag

Tag ét godkendt stykke driftsinformation og lad en vicevært finde det gennem chatten. Prøv derefter et spørgsmål, som kun kan afgøres ud fra en konkret beboers forhold. Det første skal kunne besvares fra den valgte kilde. Det andet skal ende hos den ansvarlige medarbejder.

Gennemgangen viser, om kilderne passer til viceværtens arbejde, om adgangen er afgrænset rigtigt, og om grænsen til en individuel sag er tydelig nok.

Se en demo fra viceværtens arbejdsdag

Bestil en demo med jeres egne offentlige sider, og vælg et driftsopslag, som en vicevært skal kunne finde. Så kan I afprøve både opslaget og grænsen til den ansvarlige sagsbehandler. Se også siden om chatbot med lokationsviden.