Venteliste og boligsøgning: Her giver chatten mening
Lad chatten forklare opskrivning, boligsøgningsside og generelle begreber. Konkrete tilbud, placering og fortrinsret skal til udlejning.
“Hvornår får jeg en bolig?” Det er et forståeligt spørgsmål, men chatten kan ikke give et sikkert tidspunkt. Den kender ikke udfaldet af en konkret sag og må ikke love, at et tilbud snart kommer.
Til gengæld kan den hjælpe ansøgeren med at finde opskrivningen, boligsøgningssiden og den generelle proces.
Grøn: Generel vejledning
Chatten kan forklare, hvor ansøgeren skriver sig op, hvordan boligsøgningssiden findes, og hvad organisationens godkendte materiale siger om den generelle proces. Den kan også forklare almindelige begreber, når forklaringen står i den lokale kilde.
Det er her chatten giver mest mening: Ansøgeren får et sted at begynde uden at skulle kende navnet på den rigtige side eller afdeling.
En konfigureret lokation kan rumme adresse, åbningstid, adgangsoplysninger og relaterede dokumenter. Chatten søger kun i de lokationsvidenbaser, I har valgt på widgetten. Den finder ikke automatisk den lokale udlejningsvej ud fra ansøgerens placering; koblingen skal vælges og holdes ajour af organisationen.
Gul: Lokale begreber og ordninger
Nogle ord ligner generelle regler, men betyder noget bestemt hos organisationen. Her skal chatten holde sig tæt til den godkendte vejledning og vise kilden eller den lokale kontakt. Den må ikke gøre en kort forklaring til en vurdering af ansøgerens ret.
Rød: Den konkrete ansøgers sag
Udlejning skal tage over ved konkret placering på ventelisten, et bestemt boligtilbud, fortrinsret og personlige forhold. Chatten må hverken udlede fortrinsret fra generelle betingelser eller antyde, at ansøgeren snart får et tilbud.
Hvis den lokale kontaktvej beder ansøgeren have ansøgernummer klar, kan chatten nævne det. Nummeret skal kun bruges i den proces, organisationen har beskrevet. En overdragelse gennem chatten kræver udtrykkeligt samtykke og en konfigureret modtager og regel.
Sådan åbner I emnet
- Saml de sider, udlejning ofte henviser til.
- Mærk hvert svar som generel vejledning eller konkret sagsbehandling.
- Skriv stopregler for placering, tilbud, fortrinsret og personlige forhold.
- Test spørgsmål, som de faktisk lyder i telefonen og på mail.
- Gennemgå ubesvarede og eskalerede spørgsmål efter de første uger.
Gentagelser kan pege på et manglende link, en forklaring der bliver misforstået, eller en formulering der bør omskrives. De beviser ikke, at en ansøger har en bestemt ret, eller at chatten har skabt et bestemt resultat.
Læs også hvad en chatbot kan svare på, hvornår et menneske skal tage over og samtaler og eskaleringer.
Vil I afprøve grænsen mellem generel boligsøgning og en konkret sag? Book en demo med jeres egne godkendte sider.